Druckkosten möglichst gering halten

MPS als Option auch für kleinere Unternehmen

Überall wo Drucker oft im Einsatz sind, spielen die Druckkosten eine wesentliche Rolle. Hier bietet sich in nahezu jedem Unternehmen ein Einsparungspotenzial. Wenn es darum geht, einen neuen Drucker anzuschaffen, lohnt es sich von Anfang an auf die damit verbundenen Kosten zu achten.

Berechnung der Druckkosten

Druckkosten bezeichnen die Wirtschaftlichkeit eines Druckers. Sie ergibt sich aus den Kosten für die Anschaffung des Druckers, den laufenden Kosten für Verbrauchsmaterial (Papier, Toner / Patronen) sowie den anfallenden Stromkosten. Auch der Verschleißfaktor, also die Lebenserwartung des Druckers spielt insbesondere bei großen Druckaufkommen eine nicht unerhebliche Rolle bei den Gesamtkosten. Für alle, die es genau wissen wollen, empfiehlt sich folgender Ratgeber zur Berechnung der Druckkosten.

Einsparpotenzial

Um die Druckkosten zu senken, kommen für Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten infrage. Zum einen gibt es die Möglichkeit alternative Patronen für seine Bürodrucker zu verwenden, zum anderen kann man auf sogenannte MPS Services zurückgreifen. Zunächst aber mal einige allgemeine Tipps um Druckerkosten zu sparen:

– Drucker mit einzelnen Farbpatronen ermöglichen ein Austauschen auch dann, wenn bestimmte Farben noch nicht leer sind.
– Vor allem auf günstige Patronen / Toner achten, da die Folgekosten in der Regel den größten Teil der Druckkosten ausmachen.
– Möchte man nur eben mal einen Entwurf ausdrucken, empfiehlt es sich immer den Sparmodus des Druckers zu nutzen.
– Insbesondere bei umfangreichen Dokumenten kann der beidseitige Ausdruck Kosten einsparen. Der Drucker muss für diesen Fall über eine entsprechende Funktion verfügen.
– Unter Umständen lohnt sich der Einsatz von originalen, nachgefüllten Patronen / Kartuschen, die im Vergleich zu Neuware wesentlich günstiger sind.

Das Einsparpotenzial ist von Unternehmen zu unternehmen unterschiedlich und ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Managed Print Services können helfen den genauen Bedarf zu analysieren und entsprechende Konzepte vorschlagen.

MPS (Managed Print Services) – Druckinfrastruktur auslagern

MPS stellt einen sinnvolle Alternative für viele Unternehmen dar. Hierbei handelt es sich um eine maßgeschneiderte, sofort einsetzbare Lösung, die keine versteckten Druckkosten erzeugt. Ein externer Dienstleister kümmert sich um die gesamte Druckinfrastruktur. Zunächst einmal werden alle Anforderungen an den potenziellen Drucker abgefragt. Hier wird unter anderem erhoben, wie viele Seiten durchschnittlich gedruckt werden. Anschließend kann innerhalb einer Auswahl ein passender Drucker gewählt und unterschiedliche Serviceangebote hinzu gebucht werden. Die Wahl des richtigen Druckers hängt stark von den Ansprüchen ab, die man an das Drucken stellt. Einige Anbieter ermöglichen eine Auswahl anhand verschiedener Kriterien, beispielsweise HP Drucker von Printer Care. Letzten Endes wird das Druckmanagement ausgegliedert und die eigene IT-Abteilung entsprechend entlastet. Durch die Analyse der Druckgewohnheiten kann immer die kostengünstigste Lösung gefunden werden.

Ein MPS-Angebot ist immer ein Service Vertrag, der die Wartung und Optimierung der erforderlichen Hard- und Software vertraglich regelt. Bei großen mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen ist diese Ausgliederung der Druckinfrastruktur bereits üblich, auch bei kleineren Unternehmen kann sich ein solcher Service rechnen. Alle Verbrauchsmaterialien werden neben dem eigentlichen Drucker zur Verfügung gestellt und vom MPS-Dienstleister bei Bedarf geliefert. Die Druckinfrastruktur lässt sich bequem jedes Jahr auf den veränderten Bedarf anpassen.

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