Startups sehen sich mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert und müssen sich auf kluge Weise Wettbewerbsvorteile verschaffen, um am Markt bestehen zu können. Dabei lässt sich die Effizienz innerhalb der unternehmensinternen Buchhaltung durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen erheblich steigern. Für einige Unternehmen wird der Einsatz von E-Rechnungen sogar zur Pflicht.

Das Wachstumschancengesetz und seine Auswirkungen auf Startups

Im Rahmen des sogenannten Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber beschlossen, dass ab 2025 eine Pflicht zur Ausstellung und Versendung von E-Rechnungen besteht. Diese gilt für Unternehmen, die im B2B-Bereich aktiv sind und mit anderen Firmen Geschäfte abschließen. Die Unternehmensgröße spielt hierbei keine Rolle, sodass auch Startups von diesem neuen Gesetz betroffen sind und ab 2025 auf elektronische Rechnungen setzen müssen. Von dieser Pflicht ausgenommen sind steuerbefreite Umsätze nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG. Zudem greifen bestimmte Übergangsregelungen, sodass sich Startups unter Umständen einen Aufschub von der Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen gewähren lassen können, sofern sie gewisse Voraussetzungen erfüllen.

Diese Übergangsregelungen greifen ab 2025

Startups können in den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen und nicht-gesetzeskonforme E-Rechnungen verwenden, wenn der Empfänger seine Zustimmung gibt. Diese Übergangsregelung gilt bis zum 31.12.2026 und soll dazu dienen, Unternehmen den Umstieg auf elektronische Rechnungen zu erleichtern.

Eine Voraussetzung besteht in der Zustimmung des Rechnungsempfängers, eine weitere darin, dass der Jahresumsatz des Unternehmens die 800.000 Euro nicht übersteigen darf. Bei Überschreitung dieser Grenze kann das EDI-Verfahren zum Einsatz kommen, wobei dieses auch ab 2028 noch angewendet werden darf, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Ab 2028 greifen jedoch keine Übergangsregelungen mehr, sodass Startups sicherstellen sollten, dass sie spätestens ab 2028 dazu in der Lage sind, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

Welche Anforderungen eine gesetzeskonforme E-Rechnung erfüllen muss

Fälschlicherweise wird oftmals angenommen, dass es sich bei einer elektronischen Rechnung automatisch um eine E-Rechnung handelt, welche den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Dies ist allerdings nicht immer der Fall, da der Gesetzgeber strenge Anforderungen an E-Rechnungen stellt. Dementsprechend ist eine E-Rechnung nur dann gesetzeskonform, wenn sie den Vorgaben des Wachstumschancengesetzes entspricht. Zu den Anforderungen gehört unter anderem, dass die Rechnung über ein strukturiertes elektronisches Format verfügt, in welchem die Rechnung ausgestellt, versendet sowie empfangen und verarbeitet wird. Dies ist wichtig, damit eine hohe Interoperabilität gewährleistet ist und Unternehmen, die von anderen Betrieben ausgestellten Rechnungen ohne Probleme verarbeiten können. Zusätzlich muss die jeweilige elektronische Rechnung der DIN EN 16931 entsprechen, wobei es sich um eine europäische Norm zur Definition von E-Rechnungen handelt.

XRechnung und ZUGFeRD

Startups verfügen in der Regel nur über begrenzte finanzielle Ressourcen und müssen daher nach Wegen suchen, um auf effiziente Weise allen Compliance-Vorgaben des Gesetzgebers zu entsprechen. Eine Möglichkeit, sämtliche Vorgaben des Gesetzgebers zur elektronischen Rechnung zu erfüllen, besteht in der Auswahl eines geeigneten Rechnungsformats. Dementsprechend ist es empfehlenswert, dass sich Startups mit verschiedenen Rechnungsformaten auseinandersetzen und die Vor- und Nachteile des jeweiligen Formats gegeneinander abwägen.

Erwähnenswert sind die bekannten Rechnungsformate namens ZUGFeRD und XRechnung. Diese erfüllen sämtliche Anforderungen, die der Gesetzgeber an eine E-Rechnung stellt. Sie sind somit bestens für den Einsatz von Startups geeignet, da hier eine gewisse Rechtssicherheit besteht.

Vorteile elektronischer Rechnungen für Startups

Zwar stellt der Umstieg auf elektronische Rechnungen ab 2025 für Startups eine nicht unerhebliche Herausforderung dar, diese kann allerdings auch als großer Vorteil gewertet werden. Grund hierfür ist, dass Unternehmen dazu gezwungen sind, ihre betrieblichen Prozesse auf den Einsatz von E-Rechnungen umzustellen, um die Vorgaben des Gesetzgebers zu erfüllen. Dabei zeichnen sich Startups in der Regel durch eine hohe Agilität und Anpassbarkeit aus, weil im Gegensatz zu großen Konzernen kleine Teams eng miteinander zusammenarbeiten und auch die Hierarchien oftmals flach ausfallen. Dies führt dazu, dass schnelle Entscheidungen getroffen und neue Prozesse zeitnah implementiert werden können. Zudem arbeiten Startups in vielen Fällen bereits mit modernen Technologien, was den Umstieg auf elektronische Rechnungen entsprechend vereinfacht.