Wenn ein Unternehmen Veranstaltungen organisiert, welche Abseits des regulären Betriebsablaufs stattfinden, müssen diese gewissenhaft geplant werden. Das gilt selbstverständlich auch für Seminare. Damit ein Seminar auch erfolgreich für alle Teilnehmer abgehalten werden kann, müssen gewisse Rahmenbedingungen bezüglich Seminarleiter, Seminarablauf und der Location berücksichtigt werden.
Jedes Seminar ist unabhängig vom Themengebiet immer auch ein Aushängeschild für den Veranstalter, der Erfolg eines Seminars ist von unterschiedlichen Aspekten abhängig. Wenn es darum geht ein Seminar erfolgreich zu planen und zu halten, gilt es gewisse Dinge zu beachten.
Grobe Eckdaten festlegen
Zuallererst sollten die wichtigsten Eckdaten zusammengefasst werden, um zu beschreiben, um was für eine Veranstaltung es sich überhaupt handelt. Jedes Seminar unterscheidet sich in vielfältiger Hinsicht von anderen Seminaren und das ist keineswegs nur auf die Teilnehmerzahl bezogen. Bei der Zusammenstellung der Eckdaten sollten folgende Punkte auftauchen:
- Grundsätzliche Inhalte des Seminars und Themenschwerpunkte
- Das zur Verfügung stehende Budget
- Anzahl der Teilnehmer und etwaiger Gäste (Experten, Gastredner etc.)
- Das Datum an welchem das Seminar stattfinden soll
Es empfiehlt sich diese Punkte schon weit im Voraus, bestenfalls mehrere Monate vor der geplanten Veranstaltung abzustecken. Eine zu späte Planung kann schnell dazu führen, dass keine passende Location gefunden wird oder Gäste und Teilnehmer absagen müssen, d es ihnen zu kurzfristig ist. Die Planung eines Seminars sollte daher immer mit genügend zeitlichen Abstand zur jeweiligen Veranstaltung beginnen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert die Planung in einem Team zu stemmen und nicht einer Einzelperson zu überlassen.
Die passende Location auswählen
Es gibt durchaus Veranstaltungen, die ohne Weiteres auch in einem Konferenzraum des Unternehmens abgehalten werden können. In der regel werden Seminare jedoch in externen Räumlichkeiten veranstaltet, was neben funktionalen vor allem auch auf atmosphärische Gründe zurückzuführen ist. Besonders Tagungshotels bieten einem diverse Vorteile. Sinnvoll ist es in jedem Fall nach einer Location Ausschau zu halten, die für alle Teilnehmer und Gäste gut zu erreichen ist. Hier sind vor allem regionale Aspekte ausschlaggebend. Cameko, Die neue Adresse für Top Seminarräume in Köln beispielsweise, bietet für unterschiedliche Anlässe die passenden Räumlichkeiten. Es empfiehlt sich in jedem Fall eine frühzeitige Buchung, gerade Tagungshotels wie cameko sind das ganze Jahr über heiß begehrt.
Das Programm konzipieren
Sofern die Eckdaten stehen und die Location ausgewählt ist, können die eigentlichen Inhalte, das Programm des Seminars festgelegt werden. Hierzu ist es wichtig die Themen zunächst einmal in einen zeitliche Abfolge einzugliedern. Die Highlights einzelner Programmpunkte oder Tagespunkte sollten dabei nicht ganz an den Anfang gesetzt werden. So kann verhindert werde, dass das Interesse bei den Teilnehmern nachlässt. Weiterhin gilt für Seminare das Motto: So lange wie nötig, so kurz wie möglich. Um die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer nicht zu überlasten, sollten zudem ausreichend Pausen eingeplant werden – dies sorgt für eine weitaus angenehmere Wahrnehmung der Zeit. In diesem Zusammenhang müssen auch benötigte Materialien aufzulisten und festzulegen welche Personen was mitbringen.
Die Planung eines Seminars unterscheidet sich von Fall zu Fall in vielfältiger Hinsicht. So unterschiedlich die einzelnen Themenschwerpunkte und Inhalte, so sind es auch die Locations. In jedem Fall sollte man jedoch immer frühzeitig mit der Planung beginnen und genügend Spielraum einplanen, um bestimmte Dinge zu ändern oder auf bestimmte Veränderungen zu reagieren. Alles in allem lässt sich sagen, dass der Wunsch nach Weiterbildung bei vielen Menschen stark gewachsen ist, mit diesem aber auch die potenziellen Ansprüche an eine entsprechende Veranstaltung.
Kira N. meint
Vielen Dank für diesen Beitrag zum Thema Seminare. Interessant, dass oft ein externer Seminarraum aus atmosphärischen Gründen gebucht wird. Ich soll bald ein Seminar für eine kleine Gruppe abhalten und stecke nun in der Planungsphase – die Tipps hier sind sehr hilfreich!