Die Apostille: Alles rund um die Beantragung

Wer im Ausland heiraten möchte oder die Echtheit wichtiger Unterlagen aus dem Ausland nachweisen muss, wird mit der Apostille sicherlich bereits in Berührung gekommen sein. Doch was ist die Apostille überhaupt, wann genau wird sie benötigt und wie kann man sie beantragen?

Was ist eine Apostille?

Bei einer Apostille handelt es sich um eine vereinfachte Form der Legalisierung, die gemäß dem Haager Übereinkommen von 1961 entwickelt wurde. Diese spezielle Beglaubigungsform im internationalen Beurkundungsverfahren ist eine Bescheinigung, die von einer dafür autorisierten Behörde ausgestellt wird und die Echtheit einer öffentlichen Urkunde bestätigt. Die Apostille ermöglicht es, dass Dokumente aus einem Vertragsstaat des Haager Übereinkommens in einem anderen Vertragsstaat anerkannt werden, ohne dass weitere Beglaubigungen erforderlich sind.

In vielen Fällen müssen Dokumente, die für die Apostille eingereicht werden, auch in die Amtssprache des Ziellandes übersetzt werden. Anerkannte beglaubigte Übersetzungen müssen von einem zertifizierten, öffentlich bestellten Übersetzer beglaubigt werden, um ihre Gültigkeit zu gewährleisten. Die beglaubigte Übersetzung wird dann zusammen mit dem Originaldokument und der Apostille vorgelegt.

In welchen Fällen wird eine Apostille benötigt?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum eine Apostille erforderlich sein könnte, wie zum Beispiel:

• Internationale Eheschließung: Eine Apostille kann für Dokumente wie Geburtsurkunden oder Heiratsurkunden benötigt werden, wenn eine Person im Ausland heiraten möchte.

• Auslandsstudium: Studenten, die im Ausland studieren möchten, müssen möglicherweise ihre Schulzeugnisse oder akademischen Abschlüsse mit einer Apostille versehen, um deren Echtheit nachzuweisen.

• Geschäftliche Transaktionen: Unternehmen, die im Ausland tätig sind, benötigen möglicherweise Apostillen für Geschäftsdokumente wie Handelsregistereinträge, Satzungen oder Verträge.

• Einwanderung: Bei der Beantragung von Visa oder Aufenthaltsgenehmigungen können Apostillen für verschiedene Dokumente wie Strafregisterauszüge oder ärztliche Atteste verlangt werden.

• Gerichtsverfahren: In internationalen Rechtsstreitigkeiten kann eine Apostille für gerichtliche Dokumente wie Urteile, Beschlüsse oder Vollmachten erforderlich sein.

• Erbschaftsangelegenheiten: Bei der Abwicklung von Erbschaften über Ländergrenzen hinweg kann eine Apostille für Dokumente wie Testamente oder Erbschein erforderlich sein.

Apostille vs. Legalisation: Das sind die Unterschiede

Sowohl die Apostille als auch die Legalisation sind Formen der sogenannten “Überbeglaubigung” für öffentliche Dokumente, Unterschriften oder Stempel. Ihr Zweck ist es, die Echtheit von Dokumenten zu bestätigen und diesen den gleichen Beweiswert wie eine Urkunde aus dem Zielland zu verleihen. Allerdings gibt es zwischen einer Apostille und der Legalisation bedeutende Unterschiede.

Die Apostille wird ausschließlich zwischen Mitgliedern des Haager Übereinkommens verwendet, während die Legalisation auch zwischen Staaten möglich ist, die nicht Teil des Übereinkommens sind. Dabei ist der bürokratische Aufwand für die Apostille deutlich geringer, da nur eine Behörde im Ausstellungsland für die Beglaubigung zuständig ist, während bei der Legalisation mehrere Behörden beteiligt sein können.

Durch das Haager Abkommen wurde das Legalisationsverfahren größtenteils durch die Apostille ersetzt, was eine Vereinfachung und Beschleunigung des internationalen Urkundenverkehrs für die Mitgliedsstaaten bedeutet. Nicht-Mitgliedsstaaten müssen jedoch weiterhin das Legalisationsverfahren durchlaufen, um Dokumente zu beglaubigen.

So beantragt man eine Apostille

Um eine Apostille zu beantragen, muss der Inhaber des Dokuments, im Land, in dem das Dokument ausgestellt wurde, den Antrag stellen. Jeder Mitgliedsstaat des Haager Abkommens hat jedoch seine eigenen Bestimmungen darüber, welche Behörden für die Ausstellung der Apostille zuständig sind. Informationen darüber, welche Behörden in welchem Land dafür verantwortlich sind, findet man auf der offiziellen Website der Haager Konferenz. In Deutschland sind je nach Art der Urkunde unterschiedliche Behörden für die Apostillierung von Dokumenten zuständig:

• Dokumente des Bundes werden vom Bundesverwaltungsamt apostilliert.

• Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamtes werden vom Präsidenten des Deutschen Patents beglaubigt.

• Bei Urkunden der Bundesländer ist die Zuständigkeit uneinheitlich. In der Regel kann der Aussteller der Urkunde Auskunft darüber geben, welche Behörde für die Beglaubigung zuständig ist.

• Für Urkunden der Verwaltungsbehörden, außer Justizverwaltungsbehörden, sind dies in der Regel die Ministerien für Inneres, die Regierungspräsidenten oder die Bezirksregierungen.

• Die spezifischen Zuständigkeiten können je nach Bundesland variieren, zum Beispiel das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten in Berlin oder die Polizeidirektionen in Niedersachsen.

• Für Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, ordentlichen Gerichte und Notare sind die Ministerien für Justiz oder die Land- oder Amtsgerichtspräsidenten zuständig.

• Generell dürfen Dokumente, die apostilliert oder legalisiert werden sollen, nicht älter als sechs Monate sein, in einigen Ausnahmefällen sogar nur drei Monate.

Sobald die Apostille bei der zuständigen Behörde beantragt wurde, beträgt die Bearbeitungsdauer in der Regel zwischen vier und sechs Wochen. Anschließend erhält man die Apostille zusammen mit einer entsprechenden Gebührenrechnung zurück, die bis zum angegebenen Fälligkeitsdatum per Überweisung beglichen werden muss.